Changer de prestataire paie au 1er janvier 2027 : le calendrier à rebours
Des erreurs qui reviennent sur les bulletins. Des questions qui restent sans réponse. Un interlocuteur qui change tous les six mois.
Vous avez décidé de changer de prestataire paie. Le 1er janvier est une bonne date pour le faire. Encore faut-il s'y prendre à temps.
Voici le calendrier, en partant du 1er janvier 2027.
Pourquoi le 1er janvier ?
Plusieurs éléments de la paie se calculent sur l'année civile : certains plafonds, des cumuls, des régularisations annuelles.
En pratique, démarrer avec un nouveau prestataire en début d'année évite de reprendre ces cumuls en cours de route. Moins de reprise, c'est moins de risque d'erreur sur les premiers bulletins.
Ce n'est pas une obligation. Un changement en cours d'année est possible. Il demande simplement plus de préparation.
Octobre : relisez votre contrat
C'est l'étape qui décide de tout.
Le préavis dépend de votre contrat, pas de la loi. Cherchez dans votre lettre de mission ou vos conditions générales :
la durée du préavis ;
la forme de la résiliation (courrier recommandé, e-mail, date d'échéance) ;
les conditions de restitution de vos données et de vos documents.
Faites le calcul à rebours :
préavis de 3 mois : il fallait résilier avant fin septembre. Le 1er janvier est compromis. Visez plutôt le 1er avril, ou négociez une sortie anticipée ;
préavis de 2 mois : vous devez résilier avant fin octobre ;
préavis d'un mois : vous avez jusqu'à fin novembre.
Notre conseil : envoyez votre résiliation par un moyen qui laisse une trace datée, et demandez un accusé de réception.
Octobre et novembre : choisissez votre nouveau prestataire
Avant de signer, posez ces questions :
Qui sera mon interlocuteur, et comment le joindre ?
Sous quel délai mes questions reçoivent-elles une réponse ?
Comment se passe la reprise de mon dossier ?
Qui contrôle les bulletins avant leur envoi ?
Qu'est-ce qui est compris dans le tarif, et qu'est-ce qui est facturé en plus ?
Un prestataire sérieux vous demandera, lui aussi, beaucoup d'informations. C'est bon signe.
Novembre : rassemblez vos documents
Votre nouveau prestataire aura besoin de trois familles de documents.
L'entreprise :
votre KBIS et vos statuts à jour ;
votre convention collective applicable et vos accords d'entreprise ;
le nombre d'établissements et de salariés par établissement.
Les salariés :
le registre unique du personnel ;
les contrats de travail et leurs avenants ;
les contrats de mutuelle et de prévoyance, avec les dispenses et la décision unilatérale de l'employeur (DUE) ;
la liste des primes, des avantages en nature et des titres-restaurant ;
les RIB des salariés.
Le temps de travail :
les horaires collectifs et, le cas échéant, les accords d'annualisation ou les conventions de forfait jours ;
les compteurs de congés payés et de RTT ;
les absences et arrêts de travail en cours.
N'oubliez pas les saisies sur salaire, acomptes ou prêts en cours, ni vos accès sur net-entreprises.fr.
Plus le dossier est complet, plus le premier bulletin sera juste.
Plus le dossier est complet, plus le premier bulletin sera juste.
Décembre : récupérez l'historique auprès de l'ancien prestataire
Votre ancien prestataire établit la paie et la DSN de décembre. Avant de le quitter, récupérez l'historique des 36 derniers mois :
les bulletins de paie détaillés ;
les journaux de paie et les tableaux des charges ;
l'état des cumuls mensuels par salarié ;
les DSN et leurs comptes rendus.
Pourquoi 36 mois ? Parce que c'est la période sur laquelle on peut vous demander des comptes :
un salarié peut réclamer un rappel de salaire sur les trois dernières années (article L3245-1 du Code du travail) ;
les cotisations sociales se prescrivent, en règle générale, par trois ans à compter de la fin de l'année civile concernée (article L244-3 du Code de la sécurité sociale).
Si une erreur ancienne ressort, votre nouveau prestataire aura besoin de cet historique pour la vérifier et la corriger.
Et au-delà : l'employeur doit conserver le double des bulletins de paie pendant 5 ans (articles L3243-1 à L3243-5 du Code du travail). Changer de prestataire ne vous dispense pas de cette obligation.
Janvier : la première paie avec le nouveau prestataire
Le nouveau prestataire établit la paie de janvier et la première DSN.
Pour reprendre correctement les données de vos salariés, il existe un service en DSN : le signalement d'amorçage des données variables. Il permet de récupérer les informations principales de chaque salarié et de son contrat, telles qu'elles avaient été déclarées par l'ancien logiciel ou l'ancien tiers déclarant. Un compte rendu est retourné sous 24 heures.
Si les numéros de contrat changent avec le nouveau logiciel, ce changement doit être déclaré explicitement en DSN. Sinon, les droits sociaux des salariés peuvent être mal calculés.
Ces points sont techniques : votre prestataire doit s'en charger. Mais vous pouvez lui demander s'il les a faits.
Le premier bulletin : comparez
À réception des bulletins de janvier, comparez-les avec ceux de décembre, salarié par salarié :
le salaire de base est-il le même ?
les primes habituelles sont-elles présentes ?
les compteurs de congés payés ont-ils été repris ?
le taux de prélèvement à la source est-il le bon ?
Au moindre écart, posez la question tout de suite. Une erreur corrigée en janvier coûte moins cher qu'une erreur découverte en juin.
En résumé
Quand Quoi
Octobre Relire le contrat, calculer le préavis, résilier
Octobre-novembre Choisir le nouveau prestataire
Novembre Rassembler les documents
Décembre Récupérer l'historique et les doubles des bulletins
Janvier Première paie et première DSN, contrôle des bulletins
Changer de prestataire paie n'est pas un aveu d'échec. C'est une décision de gestion. Bien préparée, elle se fait sans que vos salariés s'en aperçoivent, sauf peut-être parce qu'ils ont enfin des réponses à leurs questions.
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Nous avons construit un espace d'onboarding en 8 étapes pour que la reprise de votre dossier se fasse sans oubli :
votre entreprise, votre convention collective, vos salariés, vos organismes ;
la reprise de l'historique ;
une check-list, où vous cochez ce que vous avez déjà et indiquez « non concerné » pour le reste ;
un dossier Microsoft 365 partagé pour déposer vos documents au même endroit ;
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Cet article donne des repères généraux. Il ne remplace pas l'analyse de votre contrat et de votre situation.
